Archivio di Stato di Asti

Art. 1 - Accesso alla sala studio

a) L’ammissione alla sala di studio è libera e gratuita ed è subordinata all’autorizzazione del Direttore, di validità annuale. Sottoscrivendo la domanda di ammissione l’utente acconsente al trattamento informatico dei propri dati personali e si impegna a rispettare il presente regolamento, nonché le Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica (allegato 1), pubblicate ai sensi dell’articolo 20, comma 4, del decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101, approvate con provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali n. 513 del 19 dicembre 2018 (Gazzetta Ufficiale n. 12 del 15 gennaio 2019).

L’accesso alla sala studio è consentito nei seguenti orari:

Lunedì - venerdì: ore 8.30-15.30

Il servizio di sala studio potrà subire variazioni e limitazioni qualora il personale addetto sia in numero insufficiente da garantire lo svolgimento delle attività e  la sicurezza dei luoghi di lavoro.

b) Lo studioso è tenuto a esibire un documento d’identità o di riconoscimento, munito di fotografia e rilasciato da una P. A. e a fornire al personale di sala tutti i dati necessari per la compilazione della domanda di ammissione. Lo studioso deve specificare l’argomento della ricerca. Egli è tenuto a segnalare ogni variazione del tema di ricerca indicato all’atto dell’iscrizione. Tali informazioni sono trattate nel rispetto delle norme sulla privacy (Regolamento generale europeo sulla protezione dei dati n. 679 del 27 aprile 2016; D. Lgs. n. 101/2018).

c) Gli utenti sono tenuti a depositare nell’apposito guardaroba cappotti, giacconi, giornali, borse, cartelle, custodie di qualsiasi genere e altri contenitori. Il personale di sala di studio può chiedere la verifica dei materiali di cui lo studioso risulti in possesso.

d) Lo studioso è tenuto ad apporre la propria firma sul registro giornaliero di frequenza della sala di studio al momento dell’ingresso.

Art.  2 - Consultazione del materiale archivistico

a) Gli inventari e gli strumenti di corredo sono liberamente consultabili.

b) Le richieste di consultazione sono effettuate direttamente dallo studioso compilando l’apposito modulo. È gradita la prenotazione telefonica o via e-mail (as-at.salastudio@cultura.gov.it) fornendo la corretta segnatura archivistica del materiale richiesto.

c) Le unità archivistiche sono consultabili una per volta, fatte salve eventuali deroghe accordate dal Direttore o dal funzionario di sala.

d) La consultazione di documenti riservati, ai sensi degli artt. 122 e 123 D.lgs. 22 gennaio 2004, n. 42, è sottoposta alla autorizzazione del Ministero dell’Interno. La relativa richiesta deve essere indirizzata alla locale Prefettura utilizzando gli appositi moduli disponibili in sala di studio.

Art. 3 - Comportamento dell’utenza

a) Lo studioso è tenuto a rispettare l’ordine e l’integrità dei documenti a lui consegnati per la consultazione. Eventuali danni, ammanchi, pregresso disordine devono essere segnalati al personale di sala.

b) È consentito unicamente l’uso di matite per prendere appunti; è vietato appoggiarsi ai documenti, apporre segni o numerazioni e scrivere, anche a matita sulle carte.

c) È fatto esplicito divieto di fumare in tutti i locali dell’Archivio. E’ inoltre vietato bere o mangiare al di fuori degli spazi a ciò destinati; parlare e studiare ad alta voce; utilizzare apparecchiature rumorose (per esempio telefoni cellulari); arrecare disturbo in qualsiasi modo agli altri utenti; occupare più di un posto di consultazione; servirsi in maniera impropria degli arredi, delle attrezzature e degli ambienti (sedere sui tavoli, sulle scale, ecc.) e impedire la piena agibilità da parte degli altri utenti dello spazio messo a disposizione; introdursi senza autorizzazione nei locali in cui hanno sede gli uffici e utilizzare apparecchiature e materiali assegnati al personale senza debita autorizzazione.

d) Ogni azione contraria a quanto disposto dal presente articolo potrà avere come conseguenza il ritiro dell’autorizzazione all’accesso alla sala di studio.

Art. 4 - Richieste di deposito

Le unità archivistiche, in numero massimo di cinque, possono essere mantenute in deposito per il tempo necessario alla consultazione da parte dello studioso che ne abbia fatto richiesta. Le unità archivistiche verranno ricollocate dopo una settimana dall’ultima consultazione, fatte salve motivate proroghe.

Art 5 - Fotoriproduzione

a) Il servizio di fotoriproduzione dell’Istituto può effettuare la riproduzione dei documenti tramite fotocopia e acquisizione digitale mediante scansione. La fotoriproduzione può altresì essere effettuata con mezzi propri con modalità che non comportino alcun contatto fisico con i materiali documentari (scanner portatili o a penna) né l’utilizzo di flash o altre fonti luminose, di stativi o di treppiedi. Non è riproducibile con mezzi propri quanto già digitalizzato dall’Istituto. La Direzione si riserva di chiedere una copia delle riproduzioni di documenti effettuate con mezzi propri.

b) Le riproduzioni, sia eseguite dal personale sia dagli studiosi con mezzo proprio, si effettuano nel rispetto delle seguenti normative: art. 108 del D.Lgs. 22 gennaio 2004 n. 42; L. 4 agosto 2017 n. 124; Circolare MIBAC n.33 del 7 settembre 2017 (allegato 2); Circolare MIBAC n. 39  del 29 settembre 2017. Le riproduzioni sono subordinate alla compilazione della domanda che sarà fornita dal personale di sala studio; i canoni di riproduzione sono riportati nel tariffario allegato (allegato 3).

Art. 6 - Utilizzo delle immagini

La pubblicazione della riproduzione di un documento archivistico e il suo utilizzo a fini commerciali devono essere comunicati alla Direzione dell’Archivio tramite mail (as-at.salastudio@cultura.gov.it) e prevedono, nei casi previsti dal D.M. 8 aprile 1994, la corresponsione del canone secondo tariffario (allegato 3). L’utilizzo delle immagini deve in ogni caso avvenire nel rispetto di quanto stabilito dalle Regole deontologiche per il trattamento a fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica, pubblicate ai sensi dell’articolo 20, comma 4, del decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101, approvate con provvedimento del Garante per la protezione dei dati personali n. 513 del 19 dicembre 2018 (Gazzetta Ufficiale n. 12 del 15 gennaio 2019).

Art. 7 - Limiti alla consultazione o riproduzione per motivi conservativi

La Direzione può sottrarre alla consultazione o alla fotoriproduzione i documenti il cui stato di conservazione renda necessario tale provvedimento. Le serie riprodotte in formato digitale sono consultabili unicamente attraverso le postazioni informatiche presenti in sala di studio, fatte salve particolari esigenze.

Art. 8 - Biblioteca

a) Con l’ammissione alla sala studio l’utente è autorizzato alla consultazione del materiale conservato nella Biblioteca dell’Istituto. Le richieste di consultazione avvengono tramite la compilazione degli appositi moduli disponibili in sala di studio.

b) Non è ammesso il prestito.